Notion vs. Trello: Welches Tool ist besser für dich?

Vielleicht hast du schon von Notion und Trello gehört.

Zwei Tools, die dein Leben – zumindest auf dem Papier – ordnen, vereinfachen und strukturieren sollen.

Aber die Frage ist: Welches passt wirklich zu dir, deinem Alltag, deinem Kopf?

Denn Produktivität ist nichts, was man einfach kopiert.

Sie muss sich gut anfühlen. Fließen. Funktionieren. Für dich.

Warum der Vergleich mehr bringt als ein schneller Download

Viele Nutzer:innen machen den gleichen Fehler:

🔸 Sie laden beide Tools runter

🔸 Basteln ein bisschen

🔸 Merken: „Irgendwie passt das alles nicht zu mir“

🔸 Und kehren zurück zu Post-its, Google Docs & Chaos

Dieser Artikel hilft dir, vorher die richtige Wahl zu treffen – und gezielt zu starten.

Wenn du neben Organisation auch deine innere Balance verbessern möchtest, schau dir unseren Vergleich der besten Meditation Apps an – perfekt für mehr Fokus und Achtsamkeit.

Was du in diesem Artikel bekommst

✅ Einen ehrlichen, praxiserprobten Vergleich von Notion & Trello

✅ Bewertung in den Kategorien: Übersicht, Anpassung, Teams, Templates, Preis, Einstieg

✅ Persönliche Empfehlungen für verschiedene Nutzer:innen-Typen

✅ Tipps für die ersten Schritte (inkl. Affiliate-ready Ressourcen, z. B. Vorlagen, Kurse)

Bewertungskriterien im Vergleich Notion vs Trello

• Nutzerlogik: Wie leicht findest du dich zurecht?
• Flexibilität & Anpassbarkeit
• Teamarbeit & Kollaboration
• Templates & Ressourcen
• Integration mit anderen Tools
• Preis & Abo-Modelle
• Für wen geeignet?

Im nächsten Abschnitt starten wir mit Tool 1: Notion – der flexible Alleskönner für Kreative, Strateg:innen und Thinker

Notion – der modulare Alleskönner

Wenn du dir eine digitale Schaltzentrale für dein ganzes Leben wünschst – vom Journaling über Projektmanagement bis hin zum Wissensarchiv –, dann ist Notion vermutlich das vielseitigste Tool auf dem Markt.

Notion ist wie ein leeres Notizbuch, das du selbst programmierst.

Das bedeutet: Maximale Freiheit, aber auch: Maximale Verantwortung.

„Notion ist wie Lego für Erwachsene – du bestimmst, was daraus wird.“

Nutzerlogik & Einstieg

Notion ist nicht selbsterklärend, aber auch nicht kompliziert – wenn du dir die Zeit zum Erkunden nimmst.

• Oberfläche: minimalistisch, aufgeräumt
• Inhalte werden in sogenannten Blöcken erstellt (Text, Bild, To-Do, Datenbank usw.)
• Alles ist verlinkbar, verschiebbar, verschachtelbar
• Du kannst komplette Seiten wie Websites strukturieren

Einstiegshürde: mittel

Aber: Es gibt hunderte kostenlose Templates – auch speziell für Einsteiger:innen

Flexibilität & Anpassbarkeit

Notion ist das Schweizer Taschenmesser unter den Tools:

• To-Do-Listen
• Kalender
• Kanban-Boards
• Habit Tracker
• Notizen & Zitate
• Projektpläne
• Content-Planung
• Journals
• Budgetübersichten

Alles lässt sich kombinieren, duplizieren, teilen – visuell und funktional.

🔹 Besonders stark für kreative Köpfe, Multipotentials & Selbstständige

Templates & Community

Einer der größten Vorteile: die globale Notion-Community.

• Tausende kostenlose & kostenpflichtige Vorlagen
• Für fast jeden Anwendungsfall (Uni, Business, Content, Selfcare)
• Plattformen wie Notionery, Gumroad, Reddit, Etsy
• Viele Creator:innen bieten Notion-Vorlagen + Mini-Kurse als Bundle an (ideal für Affiliate!)

Beispiel-Affiliate-Produkte:

✅ Notion-Template „Life Operating System“

✅ Creator-Template: „Weekly Reset + Habit Tracker“

✅ Business Kit: „CRM & Taskflow für Freelancer:innen“

Teamarbeit & Kollaboration

Notion bietet umfangreiche Sharing-Funktionen:

• Seiten für andere freigeben (nur Lesen oder Bearbeiten)
• Kommentare, Aufgaben-Zuweisung, Status-Verfolgung
• Gut für kleine bis mittlere Teams, Startups & Agenturen
• Echtzeit-Zusammenarbeit möglich
• @Mentions, Verlinkung, Versionsverlauf

Nicht so intuitiv wie Trello, aber stärker in der Tiefe.

Integration & Kompatibilität

• Verknüpfbar mit Tools wie Slack, Google Calendar, Zapier, GitHub
• API verfügbar für Developer
• Web, macOS, Windows, iOS, Android
• Offline-Funktion vorhanden (etwas eingeschränkt)

Besonders praktisch: Web Clipper, eingebettete YouTube-Videos, Toggle-Listen, Synced Blocks

Preisstruktur

Für Einzelpersonen ist die kostenlose Version oft völlig ausreichend

Für Affiliate-Einbindung: Notion Partnerprogramm oder Kooperation mit Template-Verkäufer:innen

Für wen ist Notion geeignet?

✅ Selbstständige, Solopreneure, Creator:innen

✅ Menschen, die Struktur UND Flexibilität wollen

✅ Journaling- und Content-Liebhaber:innen

✅ Alle, die gerne mit Systemen spielen & optimieren

Nicht ideal für Leute, die klare Vorgaben & einfache To-Do-Listen bevorzugen

Fazit: Perfekt, wenn du dein digitales Zuhause selbst gestalten willst

Notion ist kein Tool, das dich an die Hand nimmt – es gibt dir die Bühne.

Wenn du bereit bist, ein paar Stunden zu investieren, bekommst du ein System, das genau zu dir passt – nicht zu irgendwem.

„Notion hat mir geholfen, nicht nur produktiver zu sein – sondern bewusster zu arbeiten und zu leben.“ – Nutzerin Marie

👉 Im nächsten Abschnitt schauen wir uns Trello an – das Tool, das mit seiner Einfachheit, Visualität und Klarheit viele Teams & Planungsfans begeistert.

Trello – visuell, einfach, effektiv

Wenn du keine Lust hast, dich stundenlang in ein neues System einzuarbeiten und einfach sofort loslegen willst, dann ist Trello deine beste Wahl.

Es ist übersichtlich, visuell, intuitiv – und genau deshalb lieben es Teams, Solo-Arbeiter:innen, Studierende und Planungsfans gleichermaßen.

„Trello fühlt sich an wie ein Whiteboard – nur digital, flexibel und überall dabei.“

Nutzerlogik & Einstieg

Trello arbeitet nach dem Kanban-Prinzip – eine Methode, bei der Aufgaben durch Spalten (z. B. „To Do“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) wandern.

• Das Board ist deine Gesamtübersicht
• Karten sind Aufgaben oder Inhalte
• Spalten stellen Projektphasen dar
• Innerhalb der Karten: Checklisten, Fristen, Labels, Kommentare, Anhänge

Einstiegshürde: sehr gering

Du kannst in 10 Minuten dein erstes Projektboard bauen – ganz ohne Anleitung.

Flexibilität & Anpassbarkeit

Trello ist flexibel – aber im Rahmen seines Systems.

Du kannst:

• Listen & Karten beliebig umstrukturieren
• Farben, Labels, Benutzer:innen, Fristen zuweisen
• Automatisierungen mit Butler-Funktion einrichten (z. B. Karte verschieben bei Deadline)
• Power-Ups integrieren (z. B. Kalender, Slack, Google Drive)

Was du NICHT kannst:

Datenbanken, verlinkte Systeme oder umfangreiche Custom Pages wie in Notion erstellen.

Dafür: maximale Übersicht auf einen Blick.

Templates & Community

Trello bietet:

• Hunderte kostenlose Templates direkt im Tool
• Vorlagen für Teams, Einzelpersonen, Projekte, Contentplanung, Onboarding, Lernpläne
• Integration mit Atlassian (Jira, Confluence) für Business-Nutzer:innen

Empfehlenswerte Affiliate-fähige Erweiterungen:

✅ Trello Content-Planungs-Board (z. B. für Social Media oder Redaktionskalender)

✅ Projektmanagement-Vorlagen für Teams

✅ Power-Up Bundles für Kalender, Zeiterfassung, CRM

Teamarbeit & Kollaboration

Trello wurde für Teams entwickelt – und das merkt man:

• Jeder sieht alles auf einen Blick
• Aufgaben zuweisbar mit Deadlines & Kommentaren
• Benachrichtigungen via Mail, App, Slack
• Gemeinsame Boards, Checklisten, Fortschrittsanzeige
• Ideal für Remote-Work oder Familien-/Paar-Planung

Viele Freelancer:innen & Agenturen nutzen Trello, um Kund:innen-Projekte visuell darzustellen.

Integration & Kompatibilität

• Nahtlose Anbindung an: Google Drive, Slack, Dropbox, Evernote, Zapier, Mailchimp
• Trello-App für iOS & Android
• Browser-Clipper & Chrome-Extensions verfügbar
• Funktioniert auf Mac, Windows, Linux – komplett cloudbasiert

Besonders beliebt: Kalender-Power-Up, Zeiterfassung, Trello + Google Calendar Sync

Preisstruktur

Affiliate-Option über Atlassian-Partner oder Power-Up-Marketplaces

Trello wird oft als Einstiegstool empfohlen, später erfolgt Umstieg auf z. B. Asana, ClickUp, Notion

Für wen ist Trello geeignet?

✅ Anfänger:innen in digitaler Organisation

✅ Visuelle Planer:innen & kreative Thinker

✅ Teams, Familien, Agenturen, Start-ups

✅ Menschen, die schnelle Übersicht & Klarheit lieben

Nicht ideal für komplexe Workflows mit relationalen Daten oder tiefen Systemverknüpfungen

Fazit: Schnell rein, klar raus – Trello als visuelles Arbeitstier

Trello ist simpel, klar, schnell einsetzbar.

Perfekt, wenn du dich nicht erst einarbeiten, sondern einfach machen willst.

„Ich habe mit Trello meinen Haushalt, meine Kunden und mein Studium auf einen Blick. Und das ohne Tech-Stress.“ – Nutzerin Alina

Im nächsten (und letzten) Abschnitt erwartet dich der Vergleich Notion vs. Trello im Überblick, eine Entscheidungshilfe je nach Persönlichkeit & Projekt – sowie ein Affiliate-freundlicher Call-to-Action inkl. Tools, Vorlagen und Newsletter.

Notion vs. Trello – Welches Tool passt wirklich zu dir?

Beide Tools sind beliebt, beide sind leistungsstark – aber komplett verschieden.

Während Notion eher wie ein digitales Betriebssystem für dein Leben funktioniert, ist Trello ein sofort startklarer Projektmanager.

Beide haben ihre Stärken – aber eben für sehr unterschiedliche Köpfe, Anforderungen und Nutzungsstile.

Direkter Vergleich – Feature für Feature

Für welchen Persönlichkeitstyp ist welches Tool ideal?

Du bist ein:

• Stratege
• System-Denker:in
• „Ich will alles in einem Tool“-Typ
• Content Creator
• Wissensarchitekt

Dann passt Notion zu dir.

Du willst Verbindungen, Tiefe, ein System – und baust dir gerne deine eigene Struktur.

Du bist bereit, Zeit in die Einrichtung zu investieren, um langfristig effizienter zu arbeiten.

Du bist ein:

• Listen-Fan
• Projektplaner:in
• Praktisch denkend
• Gruppenmensch
• „Hauptsache: läuft!“-Typ

Dann ist Trello dein Tool.

Du willst starten, umsetzen, sehen – auf einen Blick. Du brauchst kein flexibles System, sondern ein klares Board, das mitdenkt.

Praxisbeispiele – Welches Tool wofür?

Beispiel 1: Selbstständige:r Coach mit Content-Planung, Kundenmanagement & persönlichem Wachstum

✅ Notion → „All-in-One-System“: Inhalte, Leads, CRM, Journaling, Ziele – alles verknüpft

Beispiel 2: 3er-Team in einer Agentur mit Aufgabenverteilung & Deadlines

✅ Trello → Kanban-Board: klar sichtbar, wer was macht – inklusive Kalender & automatischen Checklisten

Beispiel 3: Student:in mit Lernplänen, Lese-Log, Prüfungsübersicht & Habit-Tracker

✅ Notion → visuelles, flexibles System mit Templates für Studienplanung

Beispiel 4: Redaktionsplanung für Social Media inkl. Design-Freigabe

✅ Trello → einfacher Workflow: Idee > In Arbeit > Geplant > Live, plus Labels & Team-Feedback

Was du NICHT tun solltest

🚫 Beide Tools gleichzeitig nutzen für dieselben Aufgaben.

→ Du wirst schnell verwirrt & verlierst den Fokus. Entscheide dich klar für EINS als Hauptsystem.

🚫 Das Tool wechseln, sobald es „zäh“ wird.

→ Jedes System braucht Eingewöhnung – gib dir mindestens 2–3 Wochen echte Anwendung.

🚫 Nur Templates kopieren, ohne Struktur zu verstehen.

→ Tools entfalten ihre Kraft erst, wenn sie zu dir passen – nicht zu anderen.

Bonus: Kombi-Lösungen für Fortgeschrittene

Für viele Profis lohnt sich eine Kombination aus beiden Tools, z. B.:

• Trello für Teamprojekte & tägliche Umsetzung
• Notion für Planung, Wissensarchiv & Selbstorganisation
• Zapier oder Make.com als Brücke (z. B. neue Trello-Karte → erscheint auch in Notion)

Dein nächster Schritt – Produktivität neu starten

Teste beide Tools direkt – und finde deinen Favoriten:

✅ Zu Notion – All-in-One Workspace starten (Affiliate-Link)

✅ Zu Trello – Projektmanagement auf einen Blick (Affiliate-Link)

✅ Empfohlene Notion-Templates für Selbstständige (Affiliate-Link)

✅ Social Media Planungs-Board für Trello (Affiliate-Link)

Wenn du dein Produktivitätslevel weiter steigern willst, könnten diese Online-Kurse zur Persönlichkeitsentwicklung genau das Richtige für dich sein – mit Fokus auf Mindset und Selbstorganisation.

Fazit: Tool ist nicht gleich Tool – wähle nach deinem echten Bedarf

Beide Tools können dein Leben verändern – wenn du sie gezielt nutzt.

Notion schenkt dir ein Universum – wenn du bereit bist, es zu bauen.

Trello gibt dir Struktur – wenn du schnell Klarheit willst.

Wichtiger als die Toolwahl ist:

Dass du überhaupt beginnst, deine Zeit, Energie und Aufgaben bewusster zu gestalten.

„Produktivität ist kein System – sie ist eine Haltung.“

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